Kiekvieną mėnesį tas pats košmaras – reikia suformuoti apskaitos ataskaitas. Sėdi iki vėlumos, kopijavoji duomenis iš vienos lentelės į kitą, tikrinai skaičius po kelis kartus, o rytą vis tiek randi klaidų. Skamba pažįstamai? Daugelis mažų įmonių vadovų šią procedūrą laiko neišvengiamu blogiu, nors šiandien egzistuoja sprendimai, kurie gali šį procesą paversti beveik automatiniu.

Debesų technologijos jau seniai nėra tik didelių korporacijų privilegija. Mažos įmonės gali pasinaudoti tais pačiais įrankiais, kuriuos naudoja tarptautiniai gigantai, tik už daug mažesnę kainą ir be sudėtingos infrastruktūros diegimo.

Kodėl automatizacija yra būtinybė, o ne prabanga

Pirmiausia reikia suprasti, kad apskaitos ataskaitų automatizacija – tai ne technologinis išdykavimas, o verslo būtinybė. Statistikos duomenimis, vidutiniškai darbuotojas per mėnesį sugaišta 8-12 valandų ruošdamas standartines ataskaitas. Tai reiškia, kad per metus šiai veiklai skiriama apie 120 valandų – beveik trijų savaičių darbo laikas!

Bet laiko taupymas – tik vienas aspektas. Automatizacija drastiškai sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę. Kai duomenys perkeliami rankiniu būdu, klaidos neišvengiamos. O apskaitos srityje net mažiausia klaida gali turėti rimtų pasekmių – nuo neteisingų mokesčių apskaičiavimo iki problemų su kontroliuojančiais organais.

Be to, automatizuotos ataskaitos leidžia greičiau reaguoti į verslo pokyčius. Vietoj to, kad laukti mėnesio pabaigos ir dar savaitės ataskaitų ruošimui, galite turėti realaus laiko duomenis bet kuriuo momentu.

Debesų sprendimų pranašumai mažoms įmonėms

Debesų technologijos mažoms įmonėms turi kelis esminius pranašumus. Pirmiausia – žemas pradinis investicijų poreikis. Nereikia pirkti brangios programinės įrangos licencijų ar galingų serverių. Mokate tik už tai, ką naudojate, ir galite lengvai keisti paslaugų apimtis pagal poreikius.

Antra – prieinamumas iš bet kur. Jūsų apskaitos duomenys ir automatizuotos ataskaitos bus prieinami tiek iš biuro, tiek iš namų, tiek kelionėje. Tai ypač aktualu šiandien, kai nuotolinis darbas tapo norma.

Trečia – automatiniai atnaujinimai ir saugumo užtikrinimas. Debesų paslaugų teikėjai rūpinasi tuo, kad jūsų duomenys būtų saugūs ir kad naudojatumėte naujausias programų versijas. Tai atleidžia jus nuo IT administravimo naštos.

Ketvirta – integracijos galimybės. Šiuolaikinės debesų platformos lengvai integruojasi su kitomis sistemomis – internetine prekyba, CRM, banko sąskaitomis. Tai reiškia, kad duomenys gali tekėti automatiškai tarp skirtingų sistemų.

Praktiniai automatizavimo sprendimai

Pradėti galima nuo paprasčiausių dalykų. Pavyzdžiui, jei naudojate „Excel” arba „Google Sheets”, galite sukurti šablonus su formulėmis, kurios automatiškai apskaičiuoja reikiamus rodiklius. „Google Sheets” turi galimybę automatiškai importuoti duomenis iš kitų šaltinių – banko išrašų, internetinės parduotuvės duomenų ar kitų sistemų.

Kitas žingsnis – specializuotų apskaitos programų naudojimas. Tokios sistemos kaip „QuickBooks Online”, „Xero” ar lietuviškos „Apskaita LT” ar „Rivilė” jau turi integruotas automatizavimo funkcijas. Jos gali automatiškai generuoti PVM deklaracijas, pelno nuostolių ataskaitas, balanso suvestines.

Pažengusiems vartotojams tinka „Microsoft Power Automate” arba „Zapier” tipo sprendimai. Šie įrankiai leidžia sukurti automatizavimo scenarijus tarp skirtingų programų. Pavyzdžiui, galite nustatyti, kad kiekvieną mėnesio paskutinę dieną automatiškai generuojama ataskaita ir išsiunčiama jums el. paštu.

Dar vienas efektyvus sprendimas – „Microsoft Power BI” arba „Google Data Studio” naudojimas ataskaitų vizualizacijai. Šie įrankiai gali automatiškai atnaujinti grafikus ir diagramas, kai tik atsiranda naujų duomenų jūsų apskaitos sistemoje.

Duomenų saugumo aspektai

Kalbant apie apskaitos duomenų perkėlimą į debesį, saugumas yra pagrindinis rūpestis. Tačiau reikia suprasti, kad rimti debesų paslaugų teikėjai dažnai užtikrina aukštesnį saugumo lygį nei galėtumėte pasiekti savo biure.

Pirmiausia, pasirinkite paslaugų teikėjus, kurie turi atitinkamus sertifikatus – ISO 27001, SOC 2 Type II. Šie standartai garantuoja, kad duomenys tvarkomi pagal griežtus saugumo reikalavimus.

Antra, naudokite dviejų veiksnių autentifikaciją visoms sistemoms. Tai paprastas, bet labai efektyvus būdas apsisaugoti nuo nesankcionuoto prisijungimo.

Trečia, reguliariai daromkite duomenų atsargines kopijas. Dauguma debesų sistemų tai daro automatiškai, bet patikrinkite šias nuostatas ir įsitikinkite, kad galite greitai atkurti duomenis esant poreikiui.

Ketvirta, apribokite prieigą prie duomenų. Ne visi darbuotojai turi matyti visas apskaitos ataskaitas. Sukurkite skirtingus prieigos lygius pagal pareigų poreikius.

Diegimo etapai ir praktiniai patarimai

Automatizacijos diegimą reikia pradėti palaipsniui. Pirmiausia išanalizuokite, kokias ataskaitas ruošiate dažniausiai ir kurios iš jų labiausiai standartizuotos. Būtent nuo šių ir pradėkite.

Pirmas etapas – duomenų standartizavimas. Įsitikinkite, kad visi duomenys įvedami vienodai. Pavyzdžiui, datos visada turi būti tame pačiame formate, klientų pavadinimai – be rašybos klaidų, produktų kodai – sistemiškai suteikiami.

Antras etapas – tinkamos platformos pasirinkimas. Jei jūsų įmonė maža ir apskaita nesudėtinga, pakaks „Google Workspace” arba „Microsoft 365” sprendimų su papildomomis automatizavimo funkcijomis. Sudėtingesniais atvejais reikės specializuotų apskaitos sistemų.

Trečias etapas – automatizavimo taisyklių sukūrimas. Pradėkite nuo paprasčiausių dalykų – automatinio duomenų importavimo, pagrindinių skaičiavimų. Palaipsniui pridėkite sudėtingesnes funkcijas.

Ketvirtas etapas – testavimas ir derinimas. Pirmus kelis mėnesius palyginkite automatiškai sugeneruotas ataskaitas su rankiniu būdu paruoštomis. Tai padės aptikti ir ištaisyti klaidas.

Penktas etapas – darbuotojų mokymas. Net jei sistema automatizuota, žmonės turi suprasti, kaip ji veikia ir ką daryti, jei kažkas negerai.

Kainų analizė ir investicijų atsipirkimas

Daugelis mažų įmonių vadovų mano, kad automatizacija – per brangu. Tačiau skaičiai rodo ką kita. Vidutiniškai darbuotojo valanda kainuoja 15-25 eurus. Jei per mėnesį sutaupysite 10 valandų, tai 150-250 eurų ekonomija. Per metus – 1800-3000 eurų.

Tuo tarpu baziniai debesų sprendimai kainuoja 20-50 eurų per mėnesį. Net sudėtingesnės sistemos retai kainuoja daugiau nei 200 eurų per mėnesį. Tai reiškia, kad investicijos atsipirks per 2-6 mėnesius.

Be to, reikia atsižvelgti į netiesiogines naudas – mažiau klaidų, greičiau priimami sprendimai, galimybė daugiau laiko skirti verslo plėtrai vietoj rutinos darbų.

Pradėti galite nuo nemokamų sprendimų. „Google Sheets” su automatizavimo funkcijomis, „Microsoft Power Automate” nemokama versija, bazinės apskaitos programos – visa tai leis išbandyti automatizacijos principus be didesnių investicijų.

Ateities perspektyvos ir galimybės plėtrai

Automatizacija – tai ne vienkartinis projektas, o nuolatinis procesas. Pradėję nuo paprastų ataskaitų, galėsite palaipsniui automatizuoti vis sudėtingesnes procedūras.

Dirbtinio intelekto technologijos jau dabar leidžia automatiškai atpažinti ir klasifikuoti sąskaitas faktūras, išrašus, sutartis. Ateityje šios galimybės tik plėsis. Sistemos mokysis iš jūsų duomenų ir siūlys vis tikslesnius sprendimus.

Integracijos galimybės taip pat nuolat plečiasi. Jau dabar galite sujungti apskaitos sistemą su internetine parduotuve, CRM, projektų valdymo įrankiais, banko sąskaitomis. Ateityje tokių integracijų bus dar daugiau ir jos bus dar paprastesnės.

Blockchain technologijos žada revoliuciją apskaitos srityje. Nors dar anksti kalbėti apie masišką diegimą, mažos įmonės, kurios jau dabar pradės automatizacijos kelią, bus geriau pasiruošusios ateities inovacijoms.

Kelias į efektyvų verslo valdymą

Apskaitos ataskaitų automatizavimas – tai ne technologinis žaidimas, o realus būdas padidinti verslo efektyvumą. Mažos įmonės, kurios šiandien investuoja į šiuos sprendimus, rytoj turės konkurencinį pranašumą prieš tas, kurios vis dar skęsta popieriuose ir „Excel” lentelėse.

Svarbiausia – nepabūgti pradėti. Niekas nereikalauja iš karto diegti sudėtingiausių sistemų. Pradėkite nuo to, kas jums prieinama šiandien. Automatizuokite vieną ataskaitą, paskui kitą. Mokykitės, eksperimentuokite, klaidingai.

Debesų technologijos šiandien yra pakankamai brandžios, saugios ir prieinamos, kad jas galėtų naudoti bet kuri įmonė. Jums nereikia būti IT specialistu – pakanka noro mokytis ir keistis. O rezultatas – daugiau laiko tikram verslo valdymui, mažiau klaidų, greitesni sprendimai ir ramesnės naktys be galvosūkių dėl ataskaitų.

Ateitis priklauso tiems, kurie sugeba efektyviai pasinaudoti technologijomis. Automatizavimas jau dabar čia pat – belieka ištiesti ranką ir jį paimti.