Kodėl dauguma pranešimų keliauja tiesiai į šiukšliadėžę

Kiekvienas, kuris nors kartą dirbo biure, žino tą jausmą – atidaro el. paštą, pamato dar vieną ilgą pranešimą su paryškintu žodžiu „SVARBU” antraštėje ir… slinktelėja žemyn. Ne dėl tingėjimo. Tiesiog per daug kartų tie „svarbūs” pranešimai pasirodė esą nieko verti.

Problema dažniausiai ne turinys, o forma. Žmonės rašo pranešimus taip, kaip mano, kad turėtų atrodyti oficialus dokumentas – su įžanga, fonu, kontekstu, paaiškinimu ir tik tada – esme. Skaitytojas to nesulaukia.

Pradėk nuo to, kas svarbiausia

Žurnalistai tai vadina „apverstos piramidės” principu. Svarbiausia – pirmame sakinyje. Ne po trijų pastraipų. Ne po mandagaus pasisveikinimo. Iš karto.

Jei pranešimas skirtas informuoti, kad susirinkimas perkeliamas – pirmoji eilutė turi būti apie susirinkimą. Jei reikia sprendimo – klausk jo iš karto. Žmonės nori žinoti, ko iš jų norima, dar prieš nuspręsdami, ar verta skaityti toliau.

Tai nėra nemandagu. Tai – pagarba kito laiko atžvilgiu.

Trumpumas – ne tingėjimas

Yra tokia klaidinga nuostata, kad ilgas pranešimas rodo daugiau pastangų ir rimtumo. Iš tikrųjų dažnai būna atvirkščiai. Sugebėjimas pasakyti tai, ką reikia, per penkis sakinius – tai įgūdis, kurį reikia ugdyti.

Prieš siųsdamas, perskaityk dar kartą ir išbraukk viską, kas nekuria papildomos vertės. Įžanginės frazės tipo „norėčiau atkreipti jūsų dėmesį į tai, kad…” – lauk. „Kaip jau minėjau ankstesniame pranešime…” – lauk. Kiekvienas žodis turi dirbti.

Tai taikoma ir formatavimui. Jei viskas paryškinta – niekas neparyškinta.

Kam siunti ir ką nori, kad jis padarytų

Du klausimai, kuriuos verta užduoti prieš rašant bet kokį pranešimą. Atsakymai į juos lemia viską – toną, ilgį, struktūrą.

Jei rašai vadovui – jis tikėtina nori greito vaizdo ir aiškaus veiksmo. Jei rašai komandai – galbūt reikia šiek tiek daugiau konteksto. Jei rašai klientui – oficialumas ir šiluma turi rasti balansą.

Kopijavimas į „CC” dešimčiai žmonių, kai pranešimas aktualus dviem – dar vienas būdas užtikrinti, kad niekas jo rimtai neperskaitys. Kuo daugiau gavėjų, tuo mažiau kiekvienas iš jų jaučia asmeninę atsakomybę reaguoti.

Kai pranešimas išeina – darbas nesibaigė

Paskelbti pranešimą vidiniame kanale ar išsiųsti el. laišką nereiškia, kad žinutė pasiekė. Ypač jei ji reikalauja veiksmo ar sprendimo.

Kartais reikia trumpo priminimo. Kartais – asmeninio pokalbio. Tai ne silpnybė ir ne ženklas, kad pranešimas buvo blogas. Tiesiog žmonės turi savo darbotvarkę, ir tavo žinutė – tik viena iš daugelio.

Geras pranešimas atveria duris. Bet pro jas vis tiek reikia praeiti.

Tai, kas lieka po visų taisyklių

Technikos padeda, bet jos neišsprendžia esminio dalyko – ar turi ką pasakyti. Jei pranešimas rašomas tik tam, kad kažkas būtų parašyta, skaitytojas tai pajus. Žmonės gerai jaučia tuštumą, net jei ji gražiai supakuota.

Geriausi pranešimai – tie, kurie atsiranda iš realaus poreikio, parašyti aiškiai ir be pertekliaus, ir siunčiami tiems, kam jie tikrai reikalingi. Viskas kita – tik detalės.